Charte de protection des données

CHARTE DE PROTECTION DES DONNEES

Nous comprenons que votre confiance en nous constitue le capital le plus important de VIP Transports SPRL (ci-après dénommée » VIP Transports”, « nous » ou « notre »). Votre vie privée revêt dès lors une importance essentielle pour nous. La présente charte de protection des données (ci-après dénommée la « Charte ») s'applique entre autres à (i) notre/nos site(s) Internet https://www.viptransports.be (ci-après dénommé le « Site Web ») et (ii) à toutes les relations (commerciales) existant entre la Société et ses clients, prospects et partenaires commerciaux.

Cette Charte contient, entre autres, des informations sur les données personnelles que VIP Transports SPRL récolte, ainsi que sur la manière dont VIP Transports SPRL traite ces données personnelles.
VIP Transports SPRL souhaite souligner qu'elle essaie à tout moment d'agir en conformité avec (i) le Règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données entré en vigueur le 25 mai 2018 - le « RGPD ») entré en vigueur le 25 mai 2018 et abrogeant partiellement la loi belge du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel jusque-là en vigueur et (ii) la (future) législation belge relative à la mise en œuvre du Règlement susmentionné. La présente Charte contient entre autres des informations sur les données à caractère personnel que VIP Transports SPRL collecte, ainsi que sur la manière dont VIP Transports SPRL utilise et traite ces données à caractère personnel.

La visite du Site Web implique votre approbation expresse (au moyen de la communication de vos données à caractère personnel ou « opt-in » de participation)) de la présente Charte et donc de la manière dont nous collectons, utilisons et traitons vos données à caractère personnel.

Veuillez lire la présente Charte en combinaison avec la mention légale et la politique en matière de cookies de VIP Transports SPRL.

Types de données à caractère personnel

VIP Transports SPRL peut collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes :

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse de domicile
  • Adresse de l'entreprise
  • Adresse e-mail
  • Numéro de téléphone (fixe/gsm)
  • Genre
  • Nom de société
  • Adresse IP
  • Toute donnée personnelle contenue dans le formulaire
  • Toute autre donnée à caractère personnel commuiquée à la compagnie

VIP Transports SPRL collecte en outre automatiquement des informations anonymes concernant l'utilisation que vous faites du Site Web. Ainsi, la Société, par exemple, enregistrera automatiquement quelles parties du Site Web vous visitez, quel navigateur web vous utilisez, quel site web vous visitiez lorsque vous avez reçu l'accès au Site Web. Nous ne pouvons pas vous identifier sur la base de ces données, mais celles-ci permettent à la Société d'établir des statistiques concernant l'utilisation du Site Web.Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez lire notre politique en matière de cookies.

Mode de collecte des données à caractère personnel

Ces données à caractère personnel sont collectées en cas de ou dans le cadre de :

  • La création d'un compte
  • Une collaboration VIP Transports SPRL
  • La correspondance échangée avec VIP Transports SPRL Les données à caractère personnel collectées par VIP Transports SPRL sont donc expressément et volontairement fournies par vos soins.

Utilisation des données à caractère personnel

VIP Transports SPRL peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités que vous trouverez en annexe 1 de la présente Charte.

De manière générale, nous n’utiliserons vos données à caractère personnel que si vous y avez consenti ou que cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus légalement :

  • La sauvegarde de nos intérêts légitimes ;
  • La conclusion, la négociation et l’exécution d’un contrat qui nous lie avec vous ;
  • Le respect d’une obligation légale ;
  • La préservation de l’intérêt public.

Divulgation de données à caractère personnel à des tiers

VIP Transports SPRL ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf lorsque cela s'avère nécessaire dans le cadre de la fourniture des produits et/ou des services et notamment, mais sans limitation :

Les analyses d’audience de notre site internet ;

Dans ce contexte, vos données personnelles peuvent éventuellement être rendues publiques auprès des webmasters, des partenaires de paiement, des fournisseurs de logiciels, des partenaires cloud, des partenaires de transport.
S'il est nécessaire que, dans ce cadre, VIP Transports SPRL divulgue vos données à caractère personnel à des tiers, la tierce partie concernée sera tenue d'utiliser vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente Charte.
Nonobstant ce qui précède, il est toutefois possible que VIP Transports SPRL divulgue vos données à caractère personnel :

  • Aux autorités compétentes (i) lorsque VIP Transports SPRL y est tenue sur base de la loi ou dans le cadre d'une procédure judiciaire ou d'une procédure judiciaire future et (ii) pour garantir et défendre nos droits ;
  • Lorsque VIP Transports SPRL ou presque tous ses actifs sont repris par une tierce partie, auquel cas vos données à caractère personnel – que VIP Transports SPRL a collectées – constitueront l'un des actifs transférés;
  • Lorsque vous y avez expressément consenti, le cas échéant.

Traitement transfrontalier des données à caractère personnel

Tout transfert de données à caractère personnel éventuel en dehors de l'Espace économique européen (EEE) à un destinataire qui a son domicile ou son siège social dans un pays qui ne tombe pas sous une décision similaire, promulguée par la Commission européenne, sera soumis aux dispositions d'une convention de transfert de données, laquelle contiendra (i) les clauses contractuelles standards telles que définies dans la ‘Décision de la Commission européenne du 5 février 2010 (Décision 2010/87/CE)’, ou (ii) un quelconque autre mécanisme sur la base de la législation relative à la vie privée ou d'une quelconque autre réglementation relative au traitement de données à caractère personnel.

Stockage des données à caractère personnel

Sauf quand un plus long délai de conservation est requis ou justifié (i) par la loi ou (ii) par le respect d'une autre obligation légale, VIP Transports SPRL ne conserve vos données à caractère personnel que pendant la période qui est nécessaire pour atteindre et remplir les objectifs tels que décrits dans la Charte, sous le point ‘utilisation des données à caractère personnel'.
VIP Transports SPRL conservera toutes les données à caractère personnel qu'elle a collectées, dans ses dossiers en version papier conservés en interne dans l’entreprise ainsi que sur ses serveurs informatiques internes.

Vos droits relatifs à la protection de votre vie privée

Dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants :

  • Droit d'accéder à vos données à caractère personnel;
  • Droit de rectifier, de compléter ou de mettre à jour vos données à caractère personnel ;
  • Droit de supprimer vos données à caractère personnel (‘droit d'être oublié’) (dans ce contexte, la Société indique que certains services ne seront plus accessibles ou ne pourront être fournis si vous supprimez certaines données personnelles ou les faites supprimer) ;
  • Droit à une limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
  • Droit à la portabilité de vos données à caractère personnel ;
  • Droit d'objection / d'opposition contre le traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous souhaitez exercer vos droits de relatifs à la protection de la vie privée, veuillez contacter [Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.]


Veuillez noter que les communications par courrier électronique ne sont pas toujours sécurisées ; ainsi, veuillez ne pas mentionner d’informations concernant votre carte de paiement ou d’informations sensibles dans les courriers électroniques que vous nous adressez.


Vous trouverez de plus amples informations à propos de vos droits sur le site Internet de l’Autorité de Protection des Données (ci-après l’ « APD ») via le lien suivant « https://www.privacycommission.be/fr ».

Protection des données à caractère personnel

VIP Transports SPRL s'engage à prendre les mesures de précaution raisonnables, physiques, technologiques et organisationnelles pour éviter (i) l'accès non autorisé à vos données à caractère personnel, ainsi que (ii) la perte, l'abus ou la modification de vos données à caractère personnel.
VIP Transports SPRL conservera toutes les données à caractère personnel qu'elle a collectées, dans - le cloud (avec un (des) centre(s) de données situé(s) dans l'UE) ;.
Nonobstant la politique de sécurité de VIP Transports SPRL, les contrôles qu'elle effectue et les actes qu'elle pose dans ce cadre, il ne peut être garanti un niveau infaillible de sécurité. Aucune méthode de transfert ou de transmission par le biais de l'Internet, ni aucune méthode de stockage électronique ne sont sûres à 100 %, de sorte que VIP Transports SPRL ne peut, dans ce cadre, garantir une sécurité absolue.
Enfin, la sécurité de votre compte dépendra également de la confidentialité de votre mot de passe pour recevoir l'accès à la Plateforme et/ou à l'Appli. La Société ne vous demandera jamais votre mot de passe, de sorte que vous êtes tenu de ne pas le communiquer vous-même. Lorsque vous avez néanmoins communiqué votre mot de passe à un tiers - par ex. parce que ce tiers a indiqué qu'il vous offrait des services complémentaires - ce tiers recevra l'accès, par le biais de votre mot de passe, à votre compte et à vos données à caractère personnel. Dans ce cas, vous assumez vous-même la responsabilité des agissements qui sont posés par l'utilisation qui est faite de votre compte. La Société vous conseille dès lors vivement, lorsque vous constatez que quelqu'un a obtenu l'accès à votre compte, de modifier immédiatement votre mot de passe et de prendre contact avec nous.

Actualisation de la Charte

VIP Transports SPRL est habilitée à actualiser la présente Charte en installant une nouvelle version sur le site web. Dans ce cadre, il est particulièrement indiqué de consulter régulièrement le site web et la page concernée sur laquelle la Charte est reproduite, afin d'être certain que vous ayez connaissance des moindres modifications.
La dernière version sera toujours consultable sur cette page.

Autres sites web

Le site web peut éventuellement contenir des hyperliens vers d'autres sites web. Lorsque vous cliquez sur l'un de ces liens, vous pouvez être redirigé vers un autre site Web ou une source Internet qui pourrait recueillir des informations à votre sujet via des cookies ou d'autres technologies. VIP Transports SPRL ne porte aucune responsabilité, responsabilité ou autorité de contrôle sur ces autres sites ou ressources Internet, ni sur la collecte, l'utilisation et la distribution de vos données personnelles. Vous devez vérifier vous-même la politique de confidentialité de ces autres sites Web et sources Internet afin de pouvoir juger s'ils agissent conformément à la législation sur la protection de la vie privée.

Contactez VIP Transports SPRL Si vous avez des questions sur la Charte ou sur la manière dont VIP Transports SPRL collecte, utilise ou traite vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter : Par e-mail : [Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.]

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont VIP Transports SPRL a traité ces questions ou commentaires que vous lui avez soumis, ou si vous avez des réclamations concernant la manière dont VIP Transports SPRL été collecte, utilise et/ou traite vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données (l’ « APD »).
Veuillez noter que les communications par courrier électronique ne sont pas toujours sécurisées ; ainsi, veuillez ne pas mentionner d’informations concernant votre carte de paiement ou d’informations sensibles dans les courriers électroniques que vous nous adressez.

Qu’attendons-nous de vous ?
De votre côté, nous attendons de vous que vous assuriez que les informations que vous nous avez transmises sont pertinentes et à jour. Vous devez également nous informer sans délai de tout changement significatif dans votre situation. Si vous êtes amené à devoir nous fournir des informations sur un tiers, nous vous invitons à vous assurer que ce dernier vous a donné son consentement pour ce faire.
Cette Charte est susceptible d’être modifiée et la dernière version applicable est consultable cette adresse

Annexe 1 – Finalités de l’utilisation des données à caractère personnel

VIP Transports SPRL peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
1. Réception et traitement des questions posées via le formulaire de contact ou par tout autre moyen :
Un formulaire de contact en ligne est disponible sur notre Site Web. Vous avez également l’opportunité de nous contacter par téléphone ainsi que via un de nos délégué commercial. Afin d’honorer vos demandes (demandes d’information, demandes de devis, etc…) nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur votre consentement.

2. Elaboration d’un devis ou d’une offre :
Afin de rédiger et de vous faire parvenir un devis ou une offre, sur votre sollicitation, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel. Dans ce cadre, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur votre consentement.

3. La gestion des formations :
Nous vous proposons des formations. Afin d’honorer votre demande, nous élaborons un devis personnalisé, nous sommes amenés à transmettre certaines de vos données à caractère personnel aux professionnels du secteur qui viendront vous conférer cette formation.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime.

4. La gestion des audits
Nous vous proposons des audits réalisés par des professionnels du secteur. Afin d’organiser ces audits, nous sommes amenés à transmettre certaines de vos données à caractère personnel aux professionnels du secteur précités.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime.

5. L'établissement d'une convention :
En tant que client, vous êtes ou serez amené à conclure une convention avec VIP Transports SPRL afin que nous puissions entamer la collaboration pour laquelle vous avez sollicité nos services. Dans ce cadre, nous serons amenés à récolter certaines de vos données personnelles.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur une obligation légale.

6. Fourniture des produits et/ou des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions :
Nous utilisons vos données afin de vous fournir les produits et services pour lesquels vous avez fait appel à VIP Transports SPRL. Cette utilisation implique que VIP Transports SPRL soit en possession de vos données à caractère personnel aussi longtemps que le nécessite la prestation du/des service(s) auquel vous avez souscrit.
Ce traitement peut se fonder sur l’exécution de tout contrat conclu avec vous et/ou de tout engagement pris par vous ou par VIP Transports SPRL.

7. L’envoi des factures et la perception des paiements :
Dans le cadre des prestations proposées par VIP Transports SPRL et des conventions que vous aurez conclues avec nous, nous utiliserons certaines de vos données à caractère personnel afin d’établir les factures et, suite à la perception des paiements, les traiter au service comptabilité à toutes fins utiles de bonne gestion des dossiers de facturation.
Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur une obligation légale.

8. L’optimisation de la qualité, la gestion et le contenu du site web - cookies de performance :
Lors de l’utilisation d'applications en ligne, nous vous demanderons de consentir à l’utilisation de cookies. Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est votre consentement.
Merci de cliquer ici pour en savoir plus sur les cookies.

9. Sollicitation à une offre d’emploi et mise à disposition du CV :
En postulant à l’une de nos offres d’emploi disponibles sur le site web par un autre moyen, vous êtes invité à nous faire parvenir votre CV. Vos données seront alors traitées afin de pouvoir analyser votre profil et répondre de manière adéquate à votre sollicitation.

Ce traitement peut se fonder sur notre intérêt légitime ou sur votre consentement.

10. L’établissement de mailinglists :
Dans le cadre des différents services que nous proposons, nous constituons une base de données de contacts. Dans ce contexte, certaines de vos données personnelles pourront être collectées dans une base de données.
Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est notre intérêt légitime ou votre consentement.

11. Respect des législations et des réglementations :
Nous nous assurons du respect de toute législation ou réglementation en vigueur. Dans ce cadre, et si cela s’impose, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel.
Ce traitement peut se fonder sur le respect d’une obligation légale.

12. Protection de nos droits :
Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données afin de protéger nos droits notamment dans le cadre de la défense ou de la protection de droits et d'intérêts légaux, d'actions en justice, la gestion de réclamations ou de litiges, en cas de restructuration de sociétés ou autres opérations de fusion ou acquisition. Nous les utiliserons sur la base de nos intérêts légitimes.

Annexe 2 : durée de conservation par catégorie de finalité

Finalités des traitements de données à caractère personnel

Fondement

Durée de conservation maximale (sauf indication contraire)

Réception et traitement des questions posées

Intérêt légitime

Consentement

Aussi longtemps que necessaire ou sur demande explicite de la personne concernée

Elaboration d’un devis ou d’une offre 

Intérêt légitime

Consentement

Aussi longtemps que necessaire ou sur demande explicite de la personne concernée

Gestion des formations

Exécution du contrat

Aussi longtemps que necessaire ou sur demande explicite de la personne concernée

Gestion des audits

Exécution du contrat

Aussi longtemps que necessaire ou sur demande explicite de la personne concernée

Etablissement d'une convention 

Intérêt légitime

Obligation légale

Aussi longtemps que necessaire ou sur demande explicite de la personne concernée

Etablissement des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions

Exécution du contrat

Aussi longtemps que necessaire ou sur demande explicite de la personne concernée

Factures et paiements

Exécution du contrat

Obligation légale

Aussi longtemps que necessaire ou sur demande explicite de la personne concernée

L’optimisation de la qualité, la gestion et le contenu du site web

Intérêt légitime


Aussi longtemps que necessaire ou sur demande explicite de la personne concernée

Sollicitation à une offre d’emploi et mise à disposition du CV 

Intérêt légitime

Consentement

Aussi longtemps que necessaire ou sur demande explicite de la personne concernée

L’établissement de mailinglists

Intérêt légitime

Consentement

Aussi longtemps que necessaire ou sur demande explicite de la personne concernée

Respect des législations et des réglementations

Obligation légale

Aussi longtemps que necessaire ou sur demande explicite de la personne concernée

Protection de nos droits

Intérêts légitimes

Aussi longtemps que necessaire ou sur demande explicite de la personne concernée

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